Amaç ve kapsam
Bu politikanın amacı, operasyonel riskleri belirlemek, mevcut kontrollerin işleyişini gözden geçirmek ve gerekli düzeltici faaliyetlerin takibini sağlamaktır.
Belge, şirkette ayrı veya bağımsız bir iç denetim departmanı bulunduğu anlamına gelmez. İncelemenin yöntemi ve sorumluları konunun etkisine, uzmanlık ihtiyacına ve olası çıkar çatışmalarına göre belirlenir.
İnceleme konularının belirlenmesi
Gözden geçirilecek alanlar risk düzeyi, süreç değişiklikleri, güvenlik veya hizmet olayları, müşteri geri bildirimleri ve önceki bulgular dikkate alınarak seçilir.
- Yüksek etkili veya tekrar eden sorunlara öncelik verilir.
- İncelemenin amacı, kapsamı ve ihtiyaç duyulan kayıtlar başlangıçta belirlenir.
- Konuyu doğrudan yürüten kişilerin yanı sıra gerektiğinde farklı bir uzmandan görüş alınır.
Risk ve kontrol değerlendirmesi
Riskler olasılık, iş etkisi, müşteri etkisi ve mevcut kontroller dikkate alınarak değerlendirilir. Kontrolün yalnızca dokümanda bulunması yeterli sayılmaz; uygulanıp uygulanmadığı uygun kanıtla kontrol edilir.
İncelemenin yürütülmesi
İnceleme, doküman, kayıt, sistem çıktısı, görüşme ve gerektiğinde örneklem kontrolüyle yürütülür. Bulgular kişisel kanaat yerine gözlemlenebilir durum ve kanıta dayanır.
İncelenen sürecin sorumlusuna bulguyu açıklama ve eksik bilgiyi tamamlama imkânı verilir.
Bulgu ve düzeltici işlem takibi
Her bulgu için etkisi, önerilen düzeltici işlem, sorumlu ve hedef tarih kaydedilir. Kritik konular üst sorumluya iletilir; tamamlanan işlemin sorunu giderip gidermediği ayrıca kontrol edilir.
Tarafsızlık ve gizlilik
İncelemeyi yapan kişinin konuyla ilgili çıkar çatışması varsa bu durum açıklanır ve görev dağılımı yeniden değerlendirilir. İnceleme sırasında erişilen müşteri, çalışan ve şirket bilgileri yalnızca ilgili amaç için kullanılır.
Süreç iyileştirme
İyileştirme yalnızca hata kapatmakla sınırlı değildir. Tekrarlanan manuel iş, belirsiz sorumluluk, gereksiz onay, yetersiz kayıt ve performansı ölçülmeyen süreç adımları da iyileştirme konusu olarak ele alınabilir.
Gözden geçirme
Politika, ilgili hizmette, süreçte, organizasyon yapısında veya mevzuatta önemli bir değişiklik olduğunda gözden geçirilir. Gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra güncel metin ve güncelleme tarihi bu sayfada yayımlanır.